23 août 2018
Depuis le 15/06/2018, l’Office a réactualisé sa procédure de suivi des demandes d’attestation d’assurance auprès de ses locataires.
Après deux mois de mise en œuvre, l’Office a reçu de nombreux appels à ce sujet. C’est la raison pour laquelle nous souhaitons expliquer plus en détails ce nouveau calendrier.
Ci-dessous les différentes étapes :
- Une enquête assurance 6 semaines avant la date de votre fin d’échéance. Vous avez 2 semaines pour envoyer le document aux services de l’Office.
Sans réponse de votre part dans les délais,
- Une mise en demeure en AR vous sera envoyée. Vous disposez de 4 semaines pour répondre. Votre assureur, doit, au terme de ce délai, être en mesure de vous fournir une nouvelle attestation d’assurance.
Exemple : date de fin d’échéance pour votre assurance : 31/12/2018. Un courrier vous réclamant votre nouvelle attestation à venir vous sera envoyée vers le 20/11/2018 avec un délai de réponse jusqu’au 05/12/2018. Sans réponse à cette date, une mise en demeure vous sera envoyée vous donnant un délai de réponse de 4 semaines, soit jusqu’au 04/01/2019.
Vous êtes nombreux à nous avoir contactés pour nous informer que votre assureur ne pouvait pas vous délivrer une attestation d’assurance aussi tôt, qu’il fallait attendre la date de fin d’échéance. L’Office a bien pris en compte cette information.
Cependant, l’Office est lui aussi soumis à des contraintes réglementaires, notamment par l’obligation d’envoi d’une mise en demeure avec un délai de réponse de 4 semaines. Tout locataire est considéré comme non assuré dès le lendemain de sa date de fin d’échéance.
Pour notre exemple, si l’Office n’a pas reçu de nouvelle attestation au 01/01/2019, c’est un locataire non assuré.
C’est une procédure automatisée, et même si vous avez prévenu l’OPH que votre assureur ne veut pas produire d’attestation aussi longtemps à l’avance, vous recevrez une mise en demeure. Nous vous demandons donc de ne pas vous formaliser par cette mise en demeure, que c’est un acte pour se conformer à la réglementation. Si vous fournissez au plus tard à la date de fin d’échéance votre attestation d’assurance, vous ne serez pas pénalisé.
Bientôt sera mis en place une adresse mail dédiée à l’envoi de vos attestations d’assurance (vous pouvez cependant déjà les faire parvenir sur contact@oph18.fr). Un envoi par mail est rapide, ne nécessite pas de déplacement de votre part, évite les pertes dans les transferts de courrier, vous apporte une preuve de transmission en cas de réclamation : nous vous invitons donc à privilégier ce mode de transmission pour vos attestations d’assurance.
Espérant avoir répondu aux diverses interrogations, les services de l’Office sont à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.